Ziel der Position
Die Geschäftsstellenleitung verantwortet die organisatorische, administrative und operative Steuerung der Geschäftsstelle und unterstützt den Vorstand im Tagesgeschäft. Die Position fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand & Aufsichtsrat, Mitarbeitenden, Mitgliedern, Fördermittelgebern, Behörden sowie externen Partnern und sorgt für effiziente Abläufe innerhalb des Vereins.
Kernaufgaben der Position
- Finanzen & Fördermittelmanagement
- Planung, Steuerung und Überwachung der Vereinsfinanzen
- Laufende Budgetkontrolle sowie Projektmittelmanagement
- Mitwirkung bei Haushaltsplanung, Jahresabschlüssen und Rechnungsprüfung
- Erstellung von Finanzunterlagen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
- Recherche geeigneter Förderprogramme sowie Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln
- Kommunikation mit Fördermittelgebern, Behörden und externen Prüfinstanzen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Finanzdienstleistern
- Bürokoordination & Geschäftsstellenorganisation
- Eigenverantwortliche Organisation der administrativen und operativen Abläufe der Geschäftsstelle
- Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Verwaltungsmanagements
- Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement und Prozesskoordination
- Steuerung und Abstimmung mit externen Dienstleistern
- Betreuung vereinsrechtlicher Themen, insbesondere:
- Satzungsänderungen
- Kommunikation mit Notariat, Amtsgericht und Vereinsregister
- Weiterentwicklung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse
- Vorstands- und Gremienarbeit
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Vorstands-, Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen
- Erstellung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlussdokumentationen
- Termin- und Ablaufkoordination zur Unterstützung der Vorständin im Tagesgeschäft
- Ansprechpartner*in für Vorstand, Aufsichtsrat, Mitglieder, Mitarbeitende und externe Stakeholder
- Sicherstellung transparenter Kommunikations- und Entscheidungsprozesse
- Personalmanagement & Administration
- Betreuung aller administrativen Personalprozesse
- Koordination von Recruiting- und Bewerbungsprozessen
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Personalunterlagen
- Organisation von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Schnittstellenkoordination mit externen Dienstleistern (z. B. Lohnbuchhaltung, HR-Dienstleister)
- Unterstützung bei arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen
Anforderungsprofil
Fachliche Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation im Bereich:
- Betriebswirtschaft
- Verwaltungsmanagement
- Non-Profit-Management
- Kultur-/Medienmanagement
- oder vergleichbare Fachrichtungen
- Einschlägige Berufserfahrung im Finanz- und Fördermittelmanagement, idealerweise im Vereins- oder Non-Profit-Umfeld
- Erste Erfahrung in einer administrativen Leitungs- oder Koordinationsfunktion
- Kenntnisse im Vereinsrecht sowie in administrativen Abläufen gemeinnütziger Organisationen
- Unternehmerisches Mitdenken und wirtschaftliches Handeln
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Verwaltungs- und Kollaborationstools (z.B. Datev Unternehmen Online
Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Verlässlichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und Prioritäten sicher zu setzen
- Serviceorientiertes und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner*innen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort & Schrift
- Gute Kenntnisse der englischen Sprache
Zielgruppe der Position
Die Position eignet sich insbesondere für erfahrene Organisations- und Verwaltungspersönlichkeiten mit Erfahrungen im Bereich von Finanz- und Fördermittelmanagement und Interesse an der Medien-, Kreativ- und Digitalwirtschaft sowie Erfahrung im Non-Profit-, Verbands- oder Vereinsumfeld.
Rahmenbedingungen
- Beschäftigungsart: Vollzeit / Teilzeit nach Vereinbarung
- Arbeitsort: Berlin
- Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Befristung: für die Dauer der Elternzeitvertretung voraussichtlich November 2027
Was wir dir bieten
- ein großes Office in Neukölln
- subventioniertes Mittagessen in vorhandener Kantine
- ausgeprägtes Remote-Arbeitsmodell sowie definierte „Workation“-Möglichkeit im In- und EU-Ausland
- Betriebsferien am 24.12. & 31.12.
- Teambuilding-Events
- eine wertschätzende Unternehmenskultur
- ein unterstützendes Team voller Tatendrang und guter Ideen
- Wachstumschancen zur persönlichen Weiterentwicklung
- Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum
- ein Netzwerk im Wandel mit den spannendsten Themen der aktuellen Zeit
- viele Veranstaltungen mit inspirierenden Menschen aus interessanten Branchen und Unternehmen
Wenn du dich angesprochen fühlst, schreibe eine Mail mit deinen Bewerbungsunterlagen an Sabrina Manthe, manthe@medianet-bb.de.
Deine Bewerbung sollte beinhalten:
- Anschreiben
- Zeugnisse
- Gehaltsvorstellungen und frühester Eintrittstermin
- Sonstiges, was dir für die Bewerbung wichtig erscheint (z.B. Referenzen wichtiger Akteure deiner beruflichen Laufbahn, ein eigenes Portfolio o.Ä.)
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!